用簡單與完整創造職場雙贏

陳萬傑

　　因為全球金融風暴，公司的營業額最近也受到影響。慶幸的是，老闆重情意，為了安定員工的心，採用精簡組織的方式，將現有部門重整，配合減少部分福利來節省公司開銷，目的就是希望全體員工能夠以「共體時艱」的心情，與公司一起度過危機。

　　在部門合併之後，我的部門便負責接辦日本製造廠與台灣客戶間的業務協調工作。接任之前，即得知雙方因溝通不良，產生更多隔閡，無法掌握時效，因此失掉許多訂單。

　　在太極門練功多年，跟師父洪道子博士學陰陽智慧，體認到做事要先站在別人的立場想，才能找出問題的所在；在繁雜的往返程序中，以靜生慧，找到簡單與完整的處理方式，進而達到雙贏的結果。於是當我接任新職務時，便常常找機會和日本同事聊天。結果發現對方做事考慮非常的周全，譬如是什麼原因要求這張訂單、上游供應商是誰、其背景如何等等，一定要弄清楚了才來判斷如何生產。這對日本人似乎是理所當然的事，但是台灣的客戶因為有些資訊牽涉到機密，所以大都只提供有限的資料，甚至含糊帶過，於是造成台灣客戶需日方提供支援時，就會收到日方十幾個問題的詢問，報告來來回回數次，除了時效問題，更造成台灣客戶的抱怨與誤解。

　　於是我先透過溝通取得日本製造廠商的了解，讓他們明白部分機密資料無法提供的原因，也告知在現況下，我們還是會盡力提供台灣客戶的資訊。而對於我的同事，我建議他們要學習以條列式，將報告寫得簡單、完整，並將取得的背景資料，加上個人觀察後的建議寫清楚，才能讓雙方做最好的判斷。

　　同事們在我的建議下，報告漸漸進步了，我也將同事們良好的報告範例，分享給其他同仁學習，並讚賞這些優良的表現，無形中得到了同事們的信賴與支持。我也與日方分享用簡單、完整的方式來思考，當我們提供台灣客戶的資訊時，請他們針對問題做回應，將繁複的處理程序化繁為簡，如此定可加速問題的解決。在釋出善意、充分溝通下，以前要花一兩個月來做回應的，現在只要兩三天、最多一個禮拜就可以得到答覆，雙方合作可以說是漸入佳境。

　　從這件事的過程中，我體會到平日在太極門練功，師父即訓練弟子學習以智慧化解干戈，練一顆是非分明的寬廣心；因此在職場上遇到困難時，我不預設立場，會從各種角度細微的觀察事情的緣由，並相信每一個人都是想把事情做好，只是角度不同，再以誠懇的心溝通，取得彼此的信任，用簡單、完整的工作方法來解決問題。點點滴滴都是平常跟著師父練功，因為師父的教誨奠下好的做事智慧，發揮在職場中，創造雙贏的局面。